• Zaczynamy od dokumentu

    Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami

moduły



Podstawowy trzon aplikacji eKancelaria. Umożliwia pracę z dokumentem papierowym jaki dokumentem elektronicznym np. ePUAP, email.

Umożliwia tworzenie, modyfikację oraz przekazywanie pracownikom do realizacji zadań i poleceń.

Generowanie raportów, wykazów, zestawień dotyczących korespondencji, spraw, wysyłek pocztowych (koperty, zwrotki, PKN), wysyłek ePUAP.

Umożliwia obsługę Rad Gmin, Miast oraz Powiatów w zakresie ewidencji radnych, ewidencji organów dotyczących Rady, obsługi posiedzeń oraz obsługi rejestrów Rady.

Umożliwia usprawnienie oceniania pracowników samorządowych zgodnie z Ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. 2008 nr 223 poz. 1458).

Ewidencja sprzętu dla centrów zarządzania kryzysowego ułatwia organizację pracy jednostek podległych takich jak np. Ochotnicze Straże Pożarne.

Funkcjonalności poza korespondencyjne ułatwiające bieżącą pracę w instytucji np. ewidencja nieobecności i zastępstw, terminarze, książki telefoniczne, rezerwacja zasobów. 

Wspomaga kontrolę przez pracowników merytorycznych wydatków na zakupy realizowane w różnych trybach.

Umożliwia wygodną komunikację pomiędzy użytkownikami systemu eKancelaria oraz wymianę plików.

Umożliwia przyśpieszenie procesu wnioskowania o wyjazd służbowy, akceptacji oraz wydawania blankietów delegacji.

Pozwalają na ewidencję szczególnych dokumentów i zdarzeń w rejestrach elektronicznych w miejsce rejestrów papierowych.

Umożliwia ewidencjonowanie, udostępnianie oraz przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, a także brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Umożliwia automatyzację procesów, w całości lub w części, podczas których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur.

Umożliwia przygotowanie i prowadzenie oraz dokumentowanie windykacji należności oraz eksmisji z tytułu zajmowanego lokalu.

Administracja i ustawienia systemu pozwalają m.in. na bieżące zarządzanie systemem, zmianę ustawień i parametrów pracy systemu, zmianę uprawnień jak i kontrolę logowań.

Opis systemu

System zarządzania dokumentem eKancelaria jest kompleksowym systemem, dedykowanym dla:

  • urzędów administracji publicznej,
  • urzędów gminnych, miejskich,
  • starostw powiatowych
  • jednostek im podległych takich jak:
    • miejskie i gminne ośrodki pomocy społecznej,
    • powiatowe i wojewódzkie urzędu pracy,
    • zarządy budynków mieszkalnych, zarządy dróg miejskich, i inne,

pozwalającym usprawnić proces obsługi kancelaryjnej w urzędzie poprzez wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów.

Intencją powstania systemu było objęcie całości zagadnień związanych z zarządzaniem dokumentem w instytucji od przyjęcia pisma poprzez jego rejestrację, dekretację, stworzenie sprawy, udzielenie odpowiedzi oraz przekazanie dokumentu do archiwum.

Cechą wyróżniającą system eKancelaria jest jego kompleksowość i powiązanie z innymi systemami uzywanymi w urzędzie. System eKancelaria może wpółpracować z platformą ePUAP realizującą kompleksową obsługę interesanta drogą elektroniczną, jest zintegrowany z systemem BIP oferowanym przez ZETO Koszalin Sp. z o.o. zapewniając automatyczny proces upublicznienia informacji (zgodnia z ustawą o odstępie do informacji publicznej). Możliwa jest również integracja systemu eKancelaria z systemem zarządzania GMINA oraz innymi systemami zewnętrznymi.

Zastosowana technologia zapewnia niższe koszty zakupu. Dzięku zastosowaniu technologii internetowej brak jest konieczności instalowania systemu po stronie użytkownika (logika działania aplikacji znajduje się w jednym miejscu po stronie serwera) dzięki czemu znacząco niższe są koszty wdrożenia i utrzymania systemu. Dostęp do systemu możliwy jest z dowolnego miejsca - wystarczy połączenie z Internetem.

Zgodność ze stanem prawnym:

  • Ustawa z dnia 17.02.2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z dnia 20.04.2005r., Nr 64 poz. 565 z późniejszymi zmianami),
  • Ustawa z dnia 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z dnia 09.09.2002r. z późniejszymi zmianami),
  • Ustawa z dnia 18.10.2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z dnia 15.11.2001r. z późniejszymi zmianami),
  • Ustawa z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z dnia 29.10 1997r. z późniejszymi zmianami),
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67),
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29.09.2005r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. z dnia 13.10.2005r.),
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 11.10.2005r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z dnia 28.10.2005r.),
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29.09.2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych,
  • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 1983r. nr 38 poz. 173),
  • Kodeks postępowania administracyjnego.

Funkcjonalność systemu:

  • zapewnia zgodność z instrukcją kancelaryjną,
  • zabezpiecza dane osobowe poprzez mechanizmy autoryzacji użytkownika,
  • pozwala na usprawnienie procesu obsługi kancelaryjnej, sprawną i terminową realizację spraw oraz kontrolę załatwiania spraw,
  • umożliwia wprowadzanie i udostępniania informacji o korespondencji wpływającej i wysyłanej z instytucji, korespondencji wewnętrznej instytucji oraz sprawach związanych z korespondencją co umożliwia zastąpienie rejestrów papierowych rejestrami elektronicznymi,
  • upraszcza proces rejestracji pism, umożliwia prowadzenie rejestrów korespondencji i spraw zgodnie z RWA,
  • zapewnia możliwość dołączania dokumentów w postaci plików i skanów,
  • umożliwia odnajdywanie, monitorowanie pism i akt spraw poprzez możliwość wyszukiwania według określonego kryterium,
  • umożliwia kontrolę terminowości załatwiania pism i spraw,
  • zapewnia automatyczne rozliczanie znaczków i kosztów przesyłek,
  • umożliwia tworzenie wykazów i raportów, które między innymi ułatwiają ocenę obciążenia pracą poszczególnych wydziałów i pracowników w wydziale,
  • zapewnia automatyczne rejestrowanie informacji o operacjach wykonywanych na piśmie,
  • zapewnia integrację z Biuletynem Informacji Publicznej, ePUAPem oraz Gmina v.2.

System jest wykonany w wersji przeglądarkowej, z wykorzystaniem technologii:

  • baza danych: PostgreSQL,
  • język programowania: Java,
  • serwer aplikacji: JBoss.

Formularz kontaktowy